Juridisch
Privacyverklaring
Welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Laatst bijgewerkt: [datum]
Noorderflex verwerkt persoonsgegevens van kandidaten, uitzendkrachten, contactpersonen bij opdrachtgevers en websitebezoekers. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Noorderflex is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens.
- Naam: Noorderflex
- Adres: [adres, postcode, plaats]
- KvK-nummer: [nummer]
- E-mail: [privacy@noorderflex.nl]
- Telefoon: [nummer]
Heb je een vraag over je gegevens? Mail ons gerust. We reageren binnen vier weken.
2. Van wie verwerken wij gegevens?
- Kandidaten en werkzoekenden — mensen die zich bij ons inschrijven, solliciteren of door ons benaderd worden.
- Uitzendkrachten — kandidaten die via ons aan het werk zijn of zijn geweest.
- Contactpersonen bij opdrachtgevers en leveranciers.
- Bezoekers van onze website.
3. Welke gegevens verwerken wij?
3.1 Bij inschrijving en bemiddeling
- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer
- Geboortedatum en geslacht
- Curriculum vitae, werkervaring, opleidingen, diploma's en certificaten
- Beschikbaarheid, gewenste functie, werkgebied en vervoersmogelijkheden
- Referenties (alleen na jouw toestemming)
- Gespreksnotities en beoordelingen van de match
- Pasfoto, uitsluitend als je die zelf aanlevert
3.2 Zodra je via ons aan het werk gaat
- Burgerservicenummer (BSN)
- Kopie van een geldig identiteitsbewijs, inclusief pasfoto en BSN — wettelijk verplicht op grond van de Wet op de identificatieplicht
- Nationaliteit en, indien van toepassing, verblijfs- en tewerkstellingsvergunning
- Bankrekeningnummer
- Loonheffingsgegevens en burgerlijke staat voor zover fiscaal relevant
- Gewerkte uren, verlof, verzuimperiodes (zonder medische oorzaak), loonstroken en jaaropgaven
- Gegevens over pensioenopbouw
3.3 Gegevens over gezondheid
Bij ziekmelding registreren wij uitsluitend de datum van de melding, de verwachte duur en de bereikbaarheid tijdens ziekte. Wij registreren geen medische gegevens of de aard van de klachten. De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt die gegevens en deelt met ons alleen wat wij nodig hebben voor de re-integratie.
3.4 Websitegegevens
IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, bezoekduur en de gegevens die je invult in een formulier. Zie ook hoofdstuk 9 over cookies.
4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je inschrijven en beoordelen of we een passende opdracht voor je hebben | Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Je voorstellen aan opdrachtgevers | Toestemming of uitvoering van de overeenkomst |
| Een arbeidsovereenkomst met je aangaan en uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Verloning, urenverwerking en administratie | Uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Voldoen aan fiscale, sociale-zekerheids- en identificatieverplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Verzuimbegeleiding en re-integratie | Wettelijke verplichting |
| Je informeren over vacatures die bij je profiel passen | Toestemming of gerechtvaardigd belang |
| Contact onderhouden met opdrachtgevers | Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Verbeteren van onze dienstverlening en website | Gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Een mens beoordeelt altijd of je bij een opdracht past.
5. Met wie delen wij je gegevens?
Wij delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, of als de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen je gegevens nooit.
- Opdrachtgevers — bij een voorstel delen wij je cv en relevante gegevens. Je BSN en identiteitsbewijs delen wij pas wanneer een plaatsing tot stand komt en de opdrachtgever daartoe wettelijk verplicht is.
- Onze backoffice- en verloningspartner — voor loonadministratie, contracten en facturatie.
- Arbodienst of bedrijfsarts — bij ziekte en re-integratie.
- Pensioenuitvoerder — voor de opbouw van je pensioen.
- Belastingdienst, UWV en andere overheidsinstanties — wanneer dit wettelijk verplicht is.
- Softwareleveranciers — bijvoorbeeld ons kandidatensysteem, e-mail- en hostingpartijen.
- Accountant, verzekeraars en juridisch adviseurs — voor zover noodzakelijk.
Met alle partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
6. Doorgifte buiten de EER
Wij streven ernaar je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende aanvullende maatregelen.
7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Sollicitatiegegevens zonder plaatsing | Tot 4 weken na afronding van de procedure |
| Sollicitatiegegevens met jouw toestemming | Tot 1 jaar |
| Gegevens van ingeschreven kandidaten zonder plaatsing | Tot 2 jaar na laatste contact, daarna verwijderd of geanonimiseerd |
| Bemiddelingsgegevens van uitzendkrachten na afloop van het dienstverband | 2 jaar |
| Loon- en salarisadministratie, contracten en fiscale gegevens | 7 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde |
| Kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaring | 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde |
| Verzuimgegevens | Conform de wettelijke termijnen voor verzuimadministratie |
| Gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers | Tot 2 jaar na het laatste contact |
Na afloop van deze termijnen verwijderen of anonimiseren wij je gegevens.
8. Hoe beveiligen wij je gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeveiliging met persoonlijke accounts, versleutelde verbindingen, tweefactorauthenticatie op systemen met persoonsgegevens, en beperking van toegang tot medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk. Onze medewerkers zijn tot geheimhouding verplicht.
Vermoed je een datalek of misbruik van je gegevens? Neem dan direct contact met ons op via [privacy@noorderflex.nl].
9. Cookies
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen met jouw toestemming, die je via de cookiemelding kunt geven of intrekken. Je kunt cookies daarnaast beheren of verwijderen via de instellingen van je browser.
[Optioneel: uitgebreide cookieverklaring op /cookies]
10. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- Inzage te vragen in de gegevens die wij van je verwerken
- Correctie te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens
- Verwijdering te vragen van je gegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren
- Beperking van de verwerking te vragen
- Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang
- Overdracht van je gegevens te vragen in een gangbaar bestandsformaat
- Toestemming in te trekken, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd
Stuur je verzoek naar [privacy@noorderflex.nl]. Wij kunnen je vragen je te identificeren voordat wij het verzoek uitvoeren, zodat we zeker weten dat we gegevens aan de juiste persoon verstrekken. Je krijgt binnen vier weken antwoord.
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van onze dienstverlening of van de wetgeving. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief.
Noorderflex [Adres] · [Postcode en plaats] [Telefoon] · [E-mail] KvK [nummer]